“Todos nós usamos uma conta de email, seja Hotmail, Yahoo, Outlook ou fazendo login no Gmail, sempre estamos acessando e fazendo login em contas, entramos e saindo de caixas de email. Às vezes usamos muito ou usamos de forma inadequada.”
— Para aproveitar ao máximo o uso do email, precisamos usá-lo com cuidado e bom senso para saber em que momento acessar a caixa de mensagem e gastar seu tempo tão precioso lendo emails que muitas vezes não são tão importantes assim.
Por isso, listamos 10 dicas, elas são simples mas práticas para tirar o máximo proveito do envio e recebimento do seu email:
Tópicos do artigo:
1. Usar emails diferentes para finalidades diferentes
É bom ter contas de email separadas para finalidades separadas. Por exemplo, você pode ter uma para negócios e outra para atividades sociais. Isso significa que você pode verificar o email pessoal à noite sem precisar pensar ou se preocupar com os negócios.
Se você vir uma mensagem importante do seu chefe, isso pode arruinar seu final de semana ou a noite. No final do dia, você quer ser capaz de sair do trabalho e descansar em casa.
Não permita que o email faça de você um escravo do trabalho. Algumas pessoas acham inconveniente ficar verificando duas contas de email diferentes, mas o inconveniente relativo é facilmente superado pelos benefícios.
2. Email nem sempre é a melhor forma de contato
Se você tem um problema realmente importante ou está chateado com alguém, o envio de emails geralmente não é a melhor resposta. Se necessário, fale diretamente com a pessoa e não por meio de um email.
3. Não diga nada que você não diria pessoalmente
Este conselho certamente foi dado antes por alguém!
Mas vale a pena lembrar da importância de ser educado e sempre evitar a grosseria desnecessária. Nós vamos nos arrepender depois de algo falado sem pensar, isto é fato. Email facilita o uso de palavras duras porque é impessoal. Precisamos ter muito cuidado.
4. Use um bom título para se expressar
Muitas pessoas ignoram o título de um email. Se o assunto mudar, não continue usando um antigo “título irrelevante”. Um bom título aumenta a chance de que as pessoas realmente leiam seu email, em vez de apenas deixá-lo para depois. Um título ruim pode até ser excluído como spam.
5. Não ignore noções básicas de português
Só porque é um email, não significa que temos que escrever como uma criança de 5 anos ou usar uma linguagem de mensagem de texto.
Isso indica preguiça e falta de cuidado. Se você não tiver tempo para responder adequadamente, espere até que você consiga fazer isso. Mantenha emails simples e breves, mas não ignore completamente o uso básico de gramática e ortografia.
6. Mantenha o email curto e direto
Os emails podem ser breves e diretos. Se a mensagem tiver que ser longa, verifique se ela está dividida em seções diferentes, que são fáceis de ler. Mas, geralmente, você deve ter menos de 5 sentenças.
Isso é bom tanto para o escritor quanto para o leitor.
7. Reconheça quais são os emails importantes
Se alguém enviar alguns documentos, arquivos ou mensagens importantes, certifique-se de, pelo menos, confirmar o recebimento deles.
Caso contrário, eles podem estar incertos de que eles os receberam. Não precisa ser longo, pode ser bem curto.
8. Crie uma resposta padrão
Se você encontrar respostas semelhantes para muitas pessoas, escreva uma mensagem de rascunho e salve-a na sua pasta de rascunhos (ou escreva-a na palavra). Você pode usar essa resposta padrão para enviar muitas pessoas por email.
Não se esqueça de personalizá-lo, adicionando seu nome.
9. Tenha cuidado com CC – respondendo a todos
Se você é novo no uso do email, saiba a diferença entre responder a uma pessoa e responder a todos na mensagem inicial. Basta dizer que você vai enviar muitos emails que você não gostaria de ser visto por todos.
Pode ser extremamente embaraçoso enviar uma mensagem pessoal para todo mundo saber o que acontece. Se você tiver novos funcionários, verifique se eles estão cientes dessa distinção para envio de email.
Isso economizará muitos problemas em potencial principalmente se for usar email da empresa.
10. Componha sua assinatura personalizada
Ter uma assinatura parece profissional economiza a digitação das mesmas informações em todos os emails.
Lembre-se de que as pessoas podem entrar em contato com você por meio de métodos que não sejam por email. Portanto, verifique se você tem um número de telefone fixo, celular e endereço.
Se relevante, adicione quaisquer qualificações e sites que você tenha. Isso dá às pessoas a chance de descobrir mais sobre você.
